Q
We can't make it to the school festival or afternoon event.
A
Write: "Leider kann [Child Name] am [Event Name] nicht teilnehmen. Wir bitten dies zu entschuldigen."
Tips
If the event is during school hours, you need a much stronger reason than "we are busy."
Real Talk
学校行事や午後のイベントは任意参加のように見えても、正規の学校教育活動（Schulveranstaltung）の一環として義務付けられている場合がある。事前の連絡なしに欠席すると、無断欠席扱いとなるケースがあるため注意が必要。